Jeżeli np. paragon nie drukuje się, to należy uznać, że nastąpiła awaria kasy rejestrującej (drukowanie paragonu to jedna z podstawowych funkcji kasy i powinno działać). W takim przypadku są dwie możliwości:
- Jeżeli akurat dany typ transakcji i tak jest zwolniony z obowiązku ewidencjonowania go na kasie fiskalnej (bp np. jest to usługa hotelowa opłacona w 100% przelewem bankowym a dokumentacja jednoznacznie to potwierdza), to można dokonać sprzedaży i ująć ją w rejestrze albo na podstawie wystawionej faktury (o ile jest wystawiana), albo na podstawie dokumentu wewnętrznego ujmującego zbiorczo sprzedaż detaliczną niepodlegającą kasie fiskalnej.
- Jeżeli dana transakcja powinna być „nabita” na kasę fiskalną (tzn. nie podlega żadnym zwolnieniom z kasy) – wówczas albo należy posłużyć się kasą rezerwową, albo też należy w danym punkcie wstrzymać sprzedaż detaliczną towarów i usług, w przypadku których istnieje obowiązek ewidencjonowania na kasie rejestrującej (art. 111 ust. 3 UoVAT).
Jeszcze dwa słowa o problemach z kasą fiskalną online – jeżeli kasa zasadniczo działa, a tylko utraciła chwilowo połączenie z Centralnym Repozytorium Kas, to w takiej sytuacji podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję sprzedaży i zapewnić połączenie niezwłocznie po ustaniu przyczyn jego przerwania (art. 111 ust. 3ab pkt 1 UoVAT).