Korekta in minus z powodu zwrotu towaru – jak rozliczyć VAT?

Zgodnie z nowymi przepisami obowiązującymi od tego roku, aby w przypadku korekt in minus (np. związanych ze zwrotem towaru) móc zmniejszyć podstawę opodatkowania / podatek należny, muszą być łącznie spełnione następujące przesłanki:

1. Musimy uzgodnić z kontrahentem warunki korekty.
2. Musimy posiadać dokumentację potwierdzającą uzgodnienie z kontrahentem warunków korekty.
3. Warunki korekty przewidziane w uzgodnieniu, uzasadniające korektę, muszą być spełnione.
4. Musimy posiadać dokumentację potwierdzającą spełnienie warunków korekty.
5. Musimy wystawić fakturę korygującą.

Co z tego wynika?

Po pierwsze, że dopóki chociaż jeden z ww. warunków (obojętne który) nie jest spełniony, to nie możemy obniżyć podstawy opodatkowania / podatku należnego.

Po drugie, że korektę ujmujemy w tym okresie rozliczeniowym, w którym spełniony zostaje najpóźniejszy z ww. warunków (bez względu na to, który to jest warunek).

W idealnej sytuacji jest tak, że gdy wystawiamy fakturę korygującą in minus (tj. gdy spełniamy przesłankę 5), to dzieje się to już po tym, gdy wszystkie pozostałe przesłanki (1-4) zostały wcześniej spełnione. Oznacza to wówczas, że korektę ujmujemy w dacie wystawienia faktury korygującej (jest to bowiem w takiej idealnej sytuacji jednocześnie moment spełnienia ostatniej z wymaganych przesłanek).

W praktyce jednak bardzo często mogą wystąpić sytuacje, w których wystawienie faktury korygującej wcale nie oznacza, że wszystkie pozostałe przesłanki zostały spełnione.

No i właśnie ten rozdźwięk pomiędzy sytuacjami idealnymi, a pozostałymi powoduje, że nowe regulacje są o wiele trudniejsze w praktycznym zastosowaniu niż te stare, obowiązujące do końca 2020 r. Cóż z tego, że nie musimy już uzyskiwać potwierdzenia odbioru faktury korygującej, skoro nowe przepisy wymagają, aby w przypadku każdej korekty in minus przeprowadzać śledztwo, mające na celu ustalenie czy na pewno są już uzgodnione i spełnione warunki korekty, czy na pewno jest zgromadzona dokumentacja potwierdzająca to uzgodnienie i spełnienie?

Spróbujmy przeanalizować, na przykładzie zwrotu towaru, co możemy traktować jako spełnienie przesłanek wymienionych na początku tego wpisu w punktach od 1 do 4.

Ad. 1. Uzgodnienie warunków korekty

Jeżeli chodzi o uzgodnienie warunków korekty, to w przypadku zwrotu towaru mogą wystąpić w szczególności dwie sytuacje.

Po pierwsze ten zwrot może wynikać już z pierwotnie zawartej umowy albo wręcz z przepisów prawa. Jeżeli na przykład jest to zwrot towaru dokonywany przez konsumenta, któremu zgodnie z prawem konsumenckim przysługuje prawo do odstąpienia od umowy zawartej na odległość w ciągu 14 dni, bez podawania przyczyny, to w takiej sytuacji uzgodnienie warunków korekty następuje już w momencie zawierania pierwotnej umowy sprzedaży (tj. np. w momencie zaakceptowania regulaminu sklepu internetowego).

Po drugie zwrot może być uzgodniony po tym, gdy miała miejsce sprzedaż. Jeżeli np. sprzedawca nie odpowiada wobec kupującego za wady towaru, bo upłynął okres rękojmi / gwarancji itd., ale następnie sprzedawca mimo wszystko uwzględnia pretensje klienta i zgadza się na przyjęcie zwrotu towaru, to w takiej sytuacji uzgodnienie ma miejsce na bieżąco, w momencie zawarcia stosownego porozumienia o zwrocie.

Ad. 2. Dokumentacja potwierdzająca uzgodnienie warunków korekty

Odnosząc się do sytuacji omówionych w poprzednim punkcie należałoby uznać, że w pierwszym przykładzie dowodem potwierdzającym uzgodnienie warunków korekty jest już pierwotnie zawarta umowa (zaakceptowany regulamin), z której wynika, że w takich a nie innych okolicznościach konsumentowi przysługuje prawo do odstąpienia od umowy. Z kolei w drugim przykładzie dowodem na uzgodnienie warunków korekty jest np. korespondencja mailowa, z której wynika, iż sprzedawca zgodził się dobrowolnie przyjąć zwrot towaru.

Ad. 3 Spełnienie warunków korekty

W obu przykładach spełnieniem warunków korekty w standardowej sytuacji będzie najczęściej fizyczny zwrot towaru.

Ale uwaga. To nie jest tak, że bez fizycznego zwrotu towaru warunki korekty na pewno nie będą nigdy spełnione. Jeżeli na przykład kontrahenci tak się porozumieli, że fizyczny zwrot towaru może nastąpić w terminie do 30 dni od zgłoszenia chęci skorzystania z prawa do zwrotu, przy czym sprzedawca już w momencie nadania przez nabywcę przesyłki zwrotnej jest zobowiązany oddać pieniądze i uznać, iż zwrot miał miejsce, to w takim przypadku samo nadanie przesyłki zwrotnej będzie spełnieniem warunków korekty. Analogicznie byłoby w sytuacji, gdyby kontrahenci umówili się, że w ogóle odsyłanie towaru nie jest konieczne (bo np. koszty wysyłki przekraczają wartość samego towaru, który miałby podlegać zwrotowi) – w tym przypadku samo poinformowanie nabywcy o tym, że jego żądanie zostało uwzględnione oraz że nie musi zwracać towaru będzie oznaczało de facto spełnienie warunków korekty.

Ad. 4. Dokumentacja potwierdzająca spełnienie warunków korekty

Jeżeli warunkiem korekty jest fizyczny zwrot towaru, dokumentacją potwierdzającą spełnienie warunków korekty jest np. dokument magazynowy potwierdzający przyjęcie towaru po zwrocie przez sprzedawcę albo protokół potwierdzający, że klient osobiście zwrócił towar w sklepie stacjonarnym. Jeżeli jednak warunkiem korekty jest samo zgłoszenie chęci skorzystania z prawa do zwrotu, przy czym zgodnie z ustaleniami sam zwrot nie jest konieczny, to w takiej sytuacji dokumentacją potwierdzającą spełnienie warunków korekty będzie np. korespondencja emailowa, z której wynika, że takie a nie inne warunki rozliczenia zwrotu zostały między stronami ustalone.

Wnioski:

1. Forma dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie i spełnienie warunków korekty nie jest narzucona przez prawodawcę, dopuszczalna jest zarówno dokumentacja w formie papierowej, jak i elektronicznej.
2. Dokumentacja potwierdzająca uzgodnienie warunków korekty może wynikać z dokumentów powstałych w momencie nawiązywania współpracy (z pierwotnej umowy – np. w przypadku konsumenckiego prawa do odstąpienia od umowy), albo też z dokumentów sporządzonych następczo (np. z aneksu do umowy, z protokołu zwrotu towaru, z korespondencji emailowej itd.).
3. Dokumentacja potwierdzająca spełnienie warunków korekty raczej wynika ze zdarzeń mających miejsce następczo, już po zaistnieniu zdarzeń będących podstawą korekty.
4. Dokumentacja potwierdzająca uzgodnienie warunków korekty może być w niektórych sytuacjach jednocześnie dokumentacją potwierdzającą spełnienie warunków korekty (np. protokół zwrotu towaru w sytuacji, gdy zwrot został uzgodniony ad hoc), czasami jednak będzie trzeba wylegitymować się dwoma odrębnymi dokumentami (np. umowa sprzedaży przewidująca warunki zwrotu oraz dokument magazynowy potwierdzający faktyczny zwrot).

Powyższe wyjaśnienia to tylko kilka uwag na temat jednego z wielu aspektów rozliczania korekt w VAT w 2021 r. Większość z Was ma styczność z korektami dziesiątki razy w każdym miesiącu, a ponieważ zasady rozliczania korekt są dość złożone (że się tak delikatnie wyrażę), często pojawiają się wątpliwości. Korekty faktur, korekty podatku, korekty JPK_VAT, korekty sprzedaży, korekty zakupów, korekty in plus, korekty in minus, korekty bieżące, korekty wsteczne… Warto uporządkować wiedzę na ten temat, zwłaszcza że od 1 stycznia 2021 r. w ramach pakietu SLIM VAT wprowadzono bardzo istotne zmiany.

Czy nie byłoby dobrze zdobyć biegłość w temacie, z którym zmagacie się na co dzień?

Zapraszam zatem do wzięcia udziału w pierwszym i jedynym na rynku tak kompleksowym i wyczerpującym szkoleniu na temat korekt w VAT:

Do zobaczenia na szkoleniu! 🙂